【業務効率化】全ては可視化することから始まる。こうすればあなたも上手くいく

何かに打ち込んでいる人、頑張っている人、目標がある人、全てのことは可視化しましょう!

と言ってもなかなか伝わらない、刺さらない。なんで?となる。

もしくは理屈では伝わっているけど、面倒だからやらない。

だから達成できないし、挫折する。もしくは飽きてしまう。そういう人が多いので、ここでもう一度文章という形で”なぜ可視化が必要か、どうやって可視化するのか”記事にして残したい。

可視化と適切な目標値設定、その目標を達成したい動機設定、それに対する計画があればたいていのことは結果がついてくる。

私の場合、動機設定がブレてしまうことで、目標値の再設定となり、当初想定していた目標にたどり着けないことがある。しかし、なんでその目標を達成したいのだろう?その目標は私の幸せにつながるのか?と考えると受け入れられるので私の場合うまくいっている。
幸せってなんだろう?

さて、話を本題に戻し、可視化の重要性を述べるにあたり、具体例を見て行こう。

具体例

Aさん「頑張っています!でもなかなかうまくいかないんです!」

私「何をどう頑張っていますか?」

Aさん トレーニングなら「毎日練習頑張っています!」とか物販なら「毎日リサーチしてます」とか、ダイエットなら「毎日運動してます」という答えだけが返ってくる。

うーん、頑張り具合がわからない。。。

そう、本人は頑張っている。きっと本人の基準値でこのくらいやっておけばいいだろう、という何となくの内容をなんとなくの方向性で頑張っているのはわかる。

しかし、申し訳ないがアドバイスをしたくても、こちらとしてはアドバイスのしようがない。何をどれくらい頑張っているかが伝わってこないのだ。どんなタスク、メニューをどれだけこなしましたか?と聞いても、ざっくりでは回答が返ってくるものの、さらに詳細を突っ込んでいくと本人は把握さえしていない。

実際、それは「頑張っている気になってる」だけで、頑張る内容も、頑張る量も、頑張る密度も、頑張る負荷も、目指す目標、スケジュールに対しては全然見当違いなことが多い。

では、どうすればいいか?

まずは目標を設定を行なおう

じつは目標設定がとても大事なパートで、目標をしっかり立てるためには動機の可視化、持っているリソースの可視化、が必要なのである。

例えばこんな感じ

来月までにあと5キロ痩せたいんです。

それを達成するために必要なタスク、リソースを洗い出す。

  • 毎日の食事の摂取カロリー
  • 毎日の消費カロリー
  • 5キロ痩せるために必要な消費カロリー
  • 1日何時間運動に取り組めるか?
  • 1回の運動でどれくらいカロリーが消費できるか?

リサーチ

ここで、色々リサーチをして上記項目を埋めていく。しかし面倒くさい。ここまでやらなきゃいけないの?しかし、ここで挫折してしまうと目標設定があいまいになってしまい、目標が達成できなくなってしまうのだ。

  • 今の食生活だと1日2500キロカロリー摂取している
  • 自分の生活スタイルだと基礎代謝と仕事で2500キロカロリー消費しているみたい
  • 1キロ落とすのに7000キロカロリー必要っていわれてるみたい
  • 水曜と金曜は早く仕事が終わるから1時間運動できそう
  • 1時間ジョギングすると600キロカロリー消費できるらしい

一度、仮計画を立てる。

  • 食事と普段の生活でカロリーの収支は±ゼロ
  • 週に2回、1時間ジョギングすると1200キロカロリー消費できる
  • 1ヶ月で4800キロカロリー消費できる
  • 1ヶ月で0.7キロぐらい痩せられそう

ここで矛盾に気づく。目標達成できないじゃん・・・って。

次に、目標を下げる、もしくは何かを削ってリソースを生み出す、この両方を組み合わせて落としどころを探っていく作業に移る。

そのためには動機付けをしっかり可視化することが必要だ。

動機付け

  • あなたはなぜ痩せたいのか?→結婚式に呼ばれた、南の島へ旅行に行く、etc
  • あなたは痩せるとどうなるのか?→健康になる、モテる、水着を着ても恥ずかしくない、かわいくなる、かっこよくなる、etc

さて、これがモチベーションになるわけだが、これが明確で、たくさん出てくるほどよい。リソースと天秤にかけていく。

動機とリソースの比較

  • 月・火は見たいテレビがあるけど、かわいい水着を着たいからこれは我慢してジョギングしよう
  • 水着は着たいけど、週末の外食は外せない!
  • モテたいけから、夜ご飯は少し減らそう
  • etc

自分の動機に対して、何を削れるか、何を我慢できるか。自分の中で比較しながらできることを調整していく。

計画の練り直し

こうして何かを削って生み出したリソースをもう一度書き出し、再度計画を立てる。

  • 更にジョギングできる量が2倍になるから、月のカロリー消費は9600キロカロリーに
  • 晩御飯を減らして、毎日2500→2000キロカロリーの摂取に
  • 週末は外食するから平日だけ500キロカロリー減るから、今の生活より1ヶ月10000キロカロリー減らせる
  • 計算すると19600キロカロリーの消費で、脂肪は2.8キロも減らせそうだ。

5キロは無理だけど、自分の動機、モチベーションと照らし合わせると3キロは狙えそうだ

ここで妥協できるか、いやいや私はもっと頑張れる!となるかはあなた次第。だが、頑張りが多くなればなるほど苦しくなるのは覚悟が必要だ。なので、より強いモチベーションを生み出すために動機付けをさらに書き出してみる。軽い自己催眠と言ってもいい。

走りだそう

自分で納得できる目標値とスケジュールが立てられたら、実行しよう。

そして、タスクに洗い出したこと、目標に対する達成率は必ずメモを取ること。

  • 毎日の摂取カロリーがはどれくらいだったか?
  • ジョギングはどれくらいやったか?消費カロリーはその結果いくらか?
  • 体重は変化しているか
  • 目標に対してどれくらい達成したか?この場合摂取カロリー、消費カロリー、体重の変化を%で計算する

今日はご飯減らせなかった。ジョギング30分で辛くなっちゃった。

こういったことが出てくる。目標が遠のいていく。しかし、当たり前のことなので気にしないでほしい。そのかわり、動機付けと削ったリソースにギャップがありすぎるのだ。

目標と計画をもう一度練り直してほしい。そして、あなたの動機付けだとそこが最適な目標値なのだ、ということを受け入れてほしい。

これをブレークスルーするためにはさらなる動機付けが必要になる。

ここまでできれば、最適な目標に対してタスクをこなしていけるようになる。目標達成は目前だ。

お分かりいただけたろうか?目標の可視化、動機の可視化、行動の可視化、達成率の可視化、そしてそれについてPDCAをまわすことの重要性を。

まとめ

結局のところ以下の流れをマインドマップを使ってビジュアルに書き出すことで、イメージがよりリアルなものになっていく。

  • タスク、リソースの洗い出し
  • 仮目標設定
  • 動機付け
  • 目標値再設定
  • 実行
  • PDCA

可視化に有効なツール

 

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